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文化建设
办公室整理小窍门
【2017-5-18 13:30:31】 【作者/来源:企划部 王晓斯】  【关 闭

一.   文件整理

1、从源头上保证文件的规范性。
  接文过程中,要严格审查文件是否加盖公章、签发时间是否及时、是否留存联系人、文中内容是否规范得体、附件是否齐备等,防止因文件不规范,导致公文难以流转或流转困难。
2、给文件做好编号工作。
  按照自定义的编号规则,依次对接收的文件进行规范化管理。编号后的文件,好比就给其上完户口,其具有唯一性。以后在找文件过程中不必再看文件的名称了(文件名称类似的话,影响找文件的效率),直接对应记录找文件编号即可。
3、接收文件后及时传阅。
  对于接收的文件,要及时送达领导各级领导手中,切不可在自己手中耽搁,以免影响整体办件效率或耽误重要事情。
4、及时跟踪文件办理进展情况。
  文件流转到哪个环节,要及时跟踪,及时到领导办公室取回阅处完的文件,若有批示则按照批示及时传递办理,并对文件流转的过程一一进行记录,防止文件无法跟踪文件办理情况。
5、及时记录领导批示。
  对于大领导的批示,可以记录在办公软件中,这样就可以宏观地了解文件办理进程,对于查询历史文件办理过程具有很重要的作用,防止因临时无法找到文件而不知道文件曾经的具体办理情况。
6、及时将文件数字化。
  文件数字化,即对办理完成的文件进行数字扫描。这样能够极大地便利我们对文件的管理和查阅。文件一般扫描为PDF格式的。
7、及时完成文件的归档。
  文件及时归档,不仅可以节省办公空间,而且能够减少将正在办理的文件错误混合在已办理完成的文件中,防止文件丢失。

 

二.   物品摆放

 

做好整理工作:将工作场所内的物品分类,并把不要的物品坚决清理掉。 其目的是为了腾出更大的空间,防止物品混用、误用,创造一个干净的工作场所。

1.将不再使用的文件资料、工具废弃处理。

2.将长期不使用的文件资料按编号归类放置指定文件柜。

3.将常使用的文件资料放置就近位置,比如:抽屉或小柜。

4.将正在使用的文件资料分成未处理、已处理两类,暂时不用的那部分放在抽屉或小柜。

 

三.   做好整顿工作
 
把有用的物品按规定分类摆放好,并做好适当的标识,杜绝乱堆放、物品混淆不清,该找的东西找不到等无序现象的发生,以便使工作场所一目了然,可以有整齐明快的工作环境,可以减少寻找物品的时间,可以消除过多的积压物品。
 
1.放置的场所按物品使用频率进行合理的规划,如经常使用物品区、不常使用物品区、废品区等。 将物品分在上述场所分类摆入整齐, 对这些物品在显著位置做好适当的标识。
 
2.办公桌、办公用品、文件柜等放置要有规划和标识。
办公用品、文件放置要整齐有序, 文件处理完后均要放入文件夹,且要摆放整齐。文件夹都要有相应的标识,每份文件都应有相应的编号。文件夹尽量放在抽屉或小柜里;若是文件夹太多而无法放下,请把文件夹整齐有序的排放在办公桌上。 办公桌及抽屉整齐,不杂乱,私人物品请放置于抽屉或小柜里。电脑线最好用绑带扎起,不让其零乱。

四.办公电脑桌面整理

1. 你真的需要图标吗?

在你开始整理桌面前,应该问一下自己:我真的需要图标在桌面吗?其实,一个空的桌面是有很多好处的。如果你喜欢用Web工具而不是桌面应用程序。不妨想想你每天平均下来,大概会用到多少次桌面。 如果一天当中,你就看一、两次桌面,那不妨将放在桌面的快捷方式图标全部删除(注意:仅仅是删图标,不是卸载程序)。

 

2. 删除不必要的程序快捷方式

如果不能一次全部删除快捷方式图标,那就只能一步步来清理。首先,删除那些很少用到的程序快捷方式。因为那些程序可以从其他途径打开(例如:Windows的开始菜单),所以,没有必要让这些很少用到的图标来占用桌面空间。

 

3 创建目录来管理桌面剩下的东西

整理完快捷方式以后,就剩下些各种各样的文件和目录了。你需要花点心思来整理它们。例如:创建一个Download来存放下载的文件;创建Temp来放些临时文件等等。

 

4 使用桌面管理工具

你也可以使用桌面管理工具(例如:管理Windows桌面的Fences)来帮助你维护桌面。

 

5 使用快捷方式管理工具

有些工具可以将你的快捷方式集中在一个隐藏/展开的窗口中(类似QQ)。例如:VStart。这些工具可以让你在保持桌面干净的同时,方便地使用快捷方式。很多人都用这个工具,你也可以试试。

五.   办公室节约用电小窍门

 

1.是要树立为社会节约能源,为本单位节约金钱的意识

2.是在光线充足的时值,尽可能关闭照明电源或减少照明源的数量(灯不开或少开)

3.是在计算机、复印机、打印机等办公设备长时间不用的情况下,请尽可能关闭电源

4.是在人员离开办公室的时候,请关闭照明灯具、空调、办公设备的电源

5.是开空调时要关好门窗,夏天的空调温度以26度为宜,冬天的空调温度以18度为宜。

现在的办公室大多有电脑,专家也为你提供了几条电脑节电的小诀窍。

1.是暂停使用电脑时,如果预计暂停使用时间小于1小时,建议将电脑置于待机状态;如果预计暂停使用时间大于1小时,最好彻底关机

2.是用完电脑后要正常关机,拔下电源插头或关闭电源接线板上的开关

3.是不用的外设装置要及时关掉,如打印机、音箱等

4.是光驱、软驱、网卡、声卡等暂时不用的设备可以先屏蔽掉

5.是尽可能使用CPU降温软件

6.是降低显示器亮度。在做文字编辑时,将背景调暗些,在节电的同时还可以保护视力,减轻眼睛疲劳。当用电脑播放音乐、评书、小说等单一音频文件时,还可以彻底关闭显示器。

行政部 王鹏

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